Årleg etterfølgjande kontroll av godkjende private og kommunale barneverninstitusjonar - retningslinjer

Fastsett av Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet den 24. januar 2008 og revidert den 1. april 2010.

Retningslinjene gjeld for etterfølgjande kontroll, jf. godkjennings§ 7 i forskrifta av alle godkjende private og kommunale barneverninstitusjonar.

Formål

Kontrollen skal sikre at private og kommunale institusjonar som skal vareta ansvaret for barn som blir plassert utanfor heimen med heimel i barnevernlova, har føresetnader for utøving av dette ansvaret slik at barn og unge som blir plassert i institusjonen får forsvarleg omsorg og behandling, jf. godkjennings§ 1 i forskrifta .

Kontrollen skal òg bidra til å sikre at barn og unge blir gitt eit tilbod som er i samsvar med eit kunnskapsbasert barnevern. I kontrollen skal godkjenningsstyresmakta kontrollere om vilkåra for godkjenning framleis er til stades, jf. godkjennings§ 7 i forskrifta .

Godkjenningsstyresmakta skal sørgje for at skjemaet "Årleg etterfølgjande kontroll av godkjende private og kommunale barneverninstitusjonar" blir fylt ut av alle institusjonane kvart år.

Når utfylt skjema og evt. seinare innhenta tilleggsdokumentasjon har innkommen, vurderer godkjenningsstyresmakta dette opp mot annan relevant dokumentasjon. Annan relevant dokumentasjon kan mellom anna vere; foreliggjande institusjonsplan, godkjenningsvedtak for institusjonen, rapporter frå tidlegare kontrollar, informasjon frå fagteama, informasjon som fell til regionane etter konkurransar og kontraktsoppfølging, m.v. Rapportane frå individtilsynet frå fylkesmannen og frå systemrevisjon skal alltid inngå i grunnlaget for kontrollen.

Godkjenningsstyresmakta skal på bakgrunn av opplysningane om den enkelte institusjonen gjennomføre ei konkret vurdering i forhold til kva tema som må vurderast særskilt i kontrollen.

Kontrollen skal bidra til å sikre at praksisen til institusjonen er i samsvar med det som er beskrive i institusjonsplanen og utfylt skjema. Eit verkemiddel i denne samanhengen er at godkjenningsstyresmakta kan gjennomføre separate samtalar med leiar, avløysar og enkelte av dei tilsette i institusjonen.

Private og kommunale institusjonar kan berre nyttast for barn som blir omfatta av lova dersom institusjonen er godkjend av statleg regional barnevernstyresmakt, jf. bvl. § 5-8. Det må komme fram av vedtak om godkjenning på kva grunnlag og under kva føresetnader institusjonen er godkjend.

Det skal derfor komme fram av konklusjonen i godkjenningsvedtaket talet på plassar og kva heimlar institusjonen/institusjonsavdelinga med sjølvstendig godkjenning er godkjend for. Det må òg komme fram av vedtaket at endringar ikkje må gjennomførast før det er søkt om ny godkjenning og at endringar elles kan føre til at godkjenninga kan falle bort. Dette gjeld alle endringar som inneber omlegging, utviding og flytting av institusjonen.

Det må derfor presiserast i godkjenningsvedtaket at institusjonen pliktar å melde frå til godkjenningsstyresmakta om alle endringar av forhold som har hatt noko å seie for godkjenninga. Etter at godkjenning er gitt, kan den regionale barnevernstyresmakta til staten når som helst, og på den måten som regionen finn formålstenleg, føre kontroll med at vilkåra for godkjenning er til stades, jf. godkjenningsforskrifta § 7.

Kontrollen av private og kommunale barneverninstitusjonar skal gjennomførast i kvar av dei godkjende institusjonane minst ein gong i året. Kontrollen skal omfatte jamlege besøk i lokala til institusjonen. Det er opp til godkjenningsstyresmakta å vurdere kva avdelingar som skal besøkjast.

I vurderinga skal det mellom anna takast omsyn til tida som er gått sidan dei enkelte avdelinga blei besøkte sist.2 I tillegg skal kontroll alltid finne stad når godkjenningsstyresmakta utanom dei årlege kontrollane blir kjende med forhold som tilseier at godkjenninga bør vurderast. Det blir mellom anna vist til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratets retningslinjer av 15. juli 2009 om oppfølging av rapportane frå tilsynsmakta om regelbrot i barneverninstitusjonar.

I kontrollen skal godkjenningsstyresmakta vurdere om institusjonen:

a) blir driven i samsvar med barnevernlova og forskrifter som er gitt med heimel i lova, under dette forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjonar,

b) tilfredsstiller vilkår stilt i eller med heimel i anna lovgiving og

c) elles blir drive på forsvarleg måte, jf. vilkåra for godkjenning i godkjenningsforskrifta § 5.

Sentrale forskrifter i denne samanhengen er kvalitet og internkontrollforskrifta, godkjenningsforskrifta og rettsforskrifta. Når det gjeld vurderinga av om kvar enkelt institusjon har økonomisk forsvarleg drift, blir det vist til eigne retningslinjer og sjekklister utarbeidde av Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Godkjenningsstyresmakta bør vere merksame på eventuelle endringar i forhold til følgjande tema:

• endring av målgruppe
• endring av målsetting
• endring av faglege metodar
• endring i talet på plassar
• endringar av arbeidstidsordningar (turnus)
• byte av leiing
• ikkje ubetydelege utskiftingar av personale (under dette vakansar, langvarige sjukmeldingar og liknande).

Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet kan i det årlege disponeringsbrevet eller på annan måte gi føringar om særlege fokusområde for kvart enkelt års kontroll. I tillegg kan kvar enkelt region gi slike føringar for sin regions vedkommande.

Godkjenningsstyresmakta må til slutt i kontrollen gjennomføre ei heilskapsvurdering av om institusjonen driv på ein forsvarleg måte jf. bvl. § 5-8 og godkjenningsforskrifta § 5.

Dersom institusjonen ikkje lenger oppfyller vilkåra for godkjenning, skal det blir gjort vedtak om bortfall av godkjenning. Viss særlege omsyn tilseier det, og det blir rekna som forsvarleg ut frå omsynet til bebuarane, kan det i staden fastsetjast ein frist for retting av dei manglane som medfører at vilkåra for godkjenning ikkje lenger er til stades, jf. godkjenningsforskrifta § 8 første ledd.

Oppfyller ikkje institusjonen lenger vilkåra, til dømes fordi institusjonen har gjort endringar, jf.. § 4, er hovudregelen at det skal blir vedtak gjort om bortfall av godkjenning. Dette vil òg gjelde dersom institusjonen over tid har gjennomført fleire mindre endringar som til saman inneber at institusjonen på eit gitt tidspunkt står fram som noko anna enn det som i si tid danna grunnlag for godkjenninga. Også endringar som ligg utanfor kontrollen til institusjonen skal føre til bortfall av godkjenning dersom vilkåra for godkjenning ikkje lenger er til stades.

I staden for å gjere vedtak om bortfall av godkjenning, kan det unntaksvis givast ein frist for retting av dei manglane som medfører at vilkåra for godkjenning ikkje lenger er til stades. Det kan berre givast ei slik fristutsetting dersom særlege omsyn tilseier det, og dette blir rekna som forsvarleg ut frå omsynet til barna. I utgangspunktet skal alle manglar rettast omgåande. Dette vil likevel ikkje alltid vere mogleg. Det skal i utgangspunktet ikkje blir gitt frist for retting av manglar dersom mangelen/manglane er alvorlege. Jo meir alvorlege mangelen er, jo kortare frist skal givast for retting. Det kan uansett ikkje givast fristutsetjing for lenger tid enn seks månader (som er den absolutte fristen for mellombels godkjenning). Denne fristen kan ikkje forlengjast, og han kan heller ikkje følgjast av ei mellombels godkjenning.

Pålegg om å rette manglar innan ein gitt frist skal berre givast ved manglar som kan føre til bortfall av godkjenning. Unnlating av retting av slike manglar innan fristen fører som hovudregel til bortfall av godkjenninga. Ved mindre avvik som ikkje fører til bortfall av godkjenning bør institusjonen bedast om å rette feilen/feila.

Institusjonen skal varslast før vedtak om bortfall av godkjenning treffest og blir gitt høve til å uttale seg innan tre veker i samsvar med reglane i forvaltningsloven § 16 om førehandsvarsling. Førehandsvarsla skal gjere greie for kva saka gjeld og elles innehalde det som blir rekna påkravd for at parten på forsvarleg måte kan vareta sine interesser. Førehandsvarsel skal givast skriftleg.

Statleg regional styresmakt skal snarast gi melding til fylkesmannen og barnevernstenesta i dei kommunane som har barn plassert på institusjonen.

Godkjenningsstyresmakta skal i ein rapport for kvar enkelt institusjon beskrive kva som har vore gjenstand for kontroll, kva dokumentasjon som er innhenta og kva vurderingar som er gjorde og dessutan konklusjonen på kontrollen.

Det skal komme fram av rapporten på kva grunnlag og under kva føresetnader institusjonen er godkjend. Det skal derfor komme fram av oppsummeringa i rapporten talet på plassar og kva målgrupper og heimlar institusjonen/institusjonsavdelinga med sjølvstendig godkjenning er godkjend for pr. avdeling. Oppsummeringa skal òg omfatte ei totaloversikt over talet på plassar og kva målgrupper og heimlar institusjonen med alle avdelingar i regionane er godkjende for.

Dersom godkjenningsstyresmakta konkluderer med at institusjonen framleis oppfyller vilkåra for godkjenning, skal dette komme fram av rapporten.

Dersom kontrollen avdekkjer at institusjonen ikkje lenger oppfyller vilkåra for godkjenning, skal rapporten anten innehalde eit varsel om bortfall av godkjenning eller ein frist for retting av manglar.

Rapporten skal sendast til den enkelte institusjonen. Rapporten skal sendast i kopi til Bufdir.

Godkjenningsstyresmakta skal òg lage ei samanstilling til Bufdir av rapportane for alle private og kommunale barneverninstitusjonar i regionen. Samanstillinga blir oversend direktoratet etter same frist som for årsrapportering frå regionane. Samanstillinga skal peike på område der det etter oppfatninga til regionen er utfordringar i forhold til krav til eit kunnskapsbasert barnevern.

Samanstillinga skal òg gjere greie for tiltak regionen har sett i verk som følgje av resultata i kontrollen. Rapporten skal få fritak frå offentleg innsyn jf. offentleglova § 15.

Den regionale barnevernstyresmakta til staten gjer vedtak om godkjenning, bortfall av godkjenning og fastsetjing av frist for retting av manglar, jf. godkjenningsforskrifta § 3. Pålegg om frist for retting av mangel er som hovudregel ikkje enkeltvedtak.

Vedtak om godkjenning og vedtak om bortfall av godkjenning er enkeltvedtak og kan klagast på til statleg sentral barnevernstyresmakt. Klagefristen er tre veker frå det tidspunktet underretning om vedtaket har komme fram, jf. forvaltningsloven § 29, jf. godkjenningsforskrifta § 3.