Gå til hovedinnhold Gå til hovedmeny

Barnevernsregisteret

Alle kommunale barnevernstjenester skal fra 1. januar 2023, levere data til Barnevernsregisteret.

Barnevernsregisteret er et nyopprettet register som alle kommunale barnevernstjenester skal rapportere til. Det gjelder både KOSTRA og halvårsrapporteringene. Dette vil skje på forskjellige måter avhengig av om barnevernstjenesten har nytt eller gammelt fagsystem.

Nytt fagsystem – automatisk innrapportering

Kommuner som har skaffet seg nytt fagsystem, enten Flyt Barnevern (Visma) eller Modulus Barn (Netcompany), rapporterer inn data til Barnevernsregisteret automatisk og daglig. Dataene blir kvalitetssikret på vei inn til barnevernsregisteret.

De barnevernstjenestene som har nytt fagsystem, trenger IKKE å forholde seg til frister og forberedelse av data for å rapportere til SSB (KOSTRA) og Bufdir (kommunal halvårsrapportering).

For tjenestene innebærer dette en effektivisering av rapporteringen, og bedre kvalitet på de innrapporterte dataene.

Kravene til hvilke data barnevernstjenester med nytt fagsystem skal rapportere inn, er beskrevet i en skjemadefinisjonsfil (xsd-fil) som publiseres på data.bufdir.no. Denne kaller vi for Barnevernsregister-xsd.

Barnevernsregister-xsd-en er laget for uthenting av data fra de nye fagsystemene til Barnevernsregisteret, men ivaretar rapporteringskravene for KOSTRA-rapporteringen og kommunenes halvårsrapportering per 2021.  

Leverandørene av fagsystemene implementerer innrapporteringskravene i fagsystemet slik at de riktige dataene blir rapportert inn.

Krav til kommuner som skal gå over til nytt fagsystem

Ved overgang til nytt fagsystem må eldre data overføres fra gammelt til nytt fagsystem. Selv om det er barnevernstjenestene som har ansvaret for dataene i sitt fagsystem, har Bufdir krav knyttet til data i forbindelse med overgangen fra gammelt til nytt fagsystem.  

Deler av denne prosessen vil gjøres automatisk med bistand fra leverandørene av fagsystemene, men det vil trolig også kreve en ekstra arbeidsinnsats fra barnevernstjenesten for å sikre at all nødvendig data overføres på riktig måte fra gammelt fagsystem til nytt fagsystem. I noen tilfeller vil trolig også noe data måtte overføres manuelt.

Det nye fagsystemet skal kunne rapportere i henhold til kravene som er beskrevet i Barnevernsregisteret-xsd'en for ny rapporteringingsstruktur for hele konverteringsåret.

Konverteringsåret er det året barnevernstjenesten velger å ta i bruk nytt fagsystem, og går fra 1. januar det aktuelle året og fram til seneste dato som det gamle fagsystemet brukes.

Derfor må alle saker der det har vært bevegelse i løpet av konverteringsåret overføres til nytt system.

Som et minimum må alle data som er beskrevet i skjemadefinisjonsfilen og som er fra inneværende år (konverteringsåret), overføres fra gammel til ny løsning. Noe data struktureres trolig annerledes i ny løsning og vil derfor kreve særskilte prosesser. Fagsystemleverandørene skal være i stand til å bistå med dette. 

Når vi migrerer data fra gammelt system må vi kunne skille dem fra data som er registrert for første gang i nytt system.

Alle data som overføres/migreres skal knyttes til et barn som får tildelt en ID som er unik. Denne ID-en kaller vi en migrert ID som hjelper oss å gjenkjenne at dataene kommer fra gammelt system.

Migrert-ID-en skal genereres automatisk i det nye systemet idet dataene migreres, og det er fagsystemleverandørene sitt ansvar å sørge for at dette skjer.

Det nye fagsystemet skal kunne rapportere i henhold til kravene som er beskrevet i Barnevernsregister-xsd-filen. 

  1. En kommunal barnevernstjeneste anskaffer nytt system i mai 2023. Barnevernstjenesten har rapportert i tråd med gammel innrapporteringsstruktur fra det gamle fagsystemet ved årsskiftet 2022/2023. 
  2. Før det nye fagsystemet er klart til å tas i bruk, må det fylles med de sakene som barnevernstjenesten jobber med (aktive saker).
  3. I tillegg må det fylles med det som er av historikk for 2023, det vil si alle sakene som barnevernstjenesten har jobbet med i 2023, men som ikke lenger er å anse som aktive. Alle dataene som legges inn i systemet må minst inneholde de data som er beskrevet i skjemadefinisjonsfilen. 
  4. Før det nye fagsystemet tas i bruk, mottar barnevernsregisteret en første innsending med data som gjelder for 2023 fra den enkelte kommune.
  5. Deretter vil all rapportering gå automatisk, men da vil kun endringer til de allerede innrapporterte dataene og nye data rapporteres inn til registeret. 

Kommunene har ansvaret for dataene som blir rapportert inn til Barnevernsregisteret. Dataene må være i henhold til kravene som er beskrevet på data.bufdir.no. Ansvaret knytter seg til at informasjonen som legges inn i fagsystemet er korrekt og oppdatert. Dermed har også kommunene et ansvar for:

  • å sikre dataenes riktighet og kontinuitet
  • at nødvendige data overføres fra gammelt til nytt system

Kommunene vil i stor grad være avhengige av fagsystemleverandørene for å gjennomføre overføring av data. Bufdir forventer at fagsystemleverandørene – både for gamle og nye systemer – bistår kommunene, etter beste evne, med å få til en smidig overføring av data fra gammelt til nytt system. 

Kommunene må sørge for at de får den nødvendige forpliktelsen fra fagsystemleverandørene til å bistå med overgangen fra gammelt til nytt fagsystem, inkludert overføring av data. Denne forpliktelsen bør være nedfelt i kravspesifikasjoner og avtaler med fagsystemleverandør.

KS gjør tilgjengelig informasjon og erfaringsdeling som kan hjelpe de kommunale barneverntjenestene i forbindelse med anskaffelse av, og overgang til nye fagsystemer.

Gammelt fagsystem – manuell rapportering

Kommuner som ikke har anskaffet nytt fagsystem, og som fremdeles bruker Visma Familia eller DIPS Barnevern i saksbehandlingen, fortsetter å rapportere som i dag:  

  • KOSTRA-filuttrekk 15F Barnevern rapporteres en gang i året via KOSTRA-portalen, og følger samme kvalitetssikringsprosedyre som i dag. De kvalitetssikrede dataene inkluderes i Barnevernsregisteret. 
  • Kommunenes halvårsrapportering rapporteres inn til Statsforvalter og Bufdir to ganger i året gjennom internettskjemaet. Fordi disse dataene består av tall utledet av individdata, blir de ikke inkludert i Barnevernsregisteret. Tallene legges i stedet inn i Bufdata (Bufdirs datavarehus) sammen med tidligere innrapporterte tall.

Innrapportering til staten slik det gjøres i dag

I dag innhenter både Statistisk sentralbyrå (SSB) og Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) data fra de kommunale barnevernstjenestene. De kommunale barnevernstjenestene rapporterer til SSB en gang i året, og to ganger i året til Bufdir.  

Kommunenes rapportering til SSB er kjent som kommune-stat-rapportering, eller KOSTRA. Rapporteringen gjøres en gang i året og omfatter et kalenderår.  

KOSTRA-rapporteringen er på individnivå. Det vil si at rapporteringen består av et uttrekk fra fagsystemet med data knyttet til enkeltindivid og individets sakskompleks.  

Kommunen laster uttrekket med individdata manuelt opp på en portal som SSB drifter og henter data fra. Den praktiske gjennomføringen av innrapporteringen er ytterligere beskrevet på SSB sine nettsider.  

Rapporteringen til Bufdir omtales som kommunenes halvårsrapportering på barnevernsområdet. Den rapporteres inn to ganger i året; 30. juni og 31. desember. Rapporteringsperioden dekker henholdsvis første og andre halvdel av et kalenderår.  

Kommunenes halvårsrapportering er en nøkkeltallsrapportering, og består av oppsummerte tall som hentes primært fra barnevernstjenestens fagsystemer, men også fra andre av kommunens systemer.  

Barnevernstjenestene fyller tallene manuelt inn i et internettbasert skjema som sendes inn til Bufdir via Statsforvalter. Statsforvalter kvalitetssikrer sine kommuners rapportering, og supplerer med egen informasjon om fristforlengelser. Skjemaet sendes deretter videre til Bufdir for sammenstilling på regionalt og nasjonalt nivå. Rutinebeskrivelsene finnes på bufdir.no.

Formålet med halvårsrapporteringen er å gi staten hyppigere og mer detaljert informasjon om de kommunale barnevernstjenestene enn det som kan leses ut av SSBs offisielle barnevernsstatistikk.

Barne- og familiedepartementet og Bufdir har særlig brukt dataene som kunnskapsgrunnlag i budsjettarbeid, overvåking av barnevernstjenestenes oppfyllelse av krav i barnevernloven og for å følge med på utviklingen i barnevernet generelt. For statsforvalterne gir rapporteringen nyttig informasjon i forbindelse med forvaltningstilsyn. 

Hvorfor skal vi ha Barnevernsregisteret?

Da DigiBarnevern startet opp som prosjekt oppstod også konseptet rapporteringsbank. Hovedformålet til rapporteringsbanken er å håndtere rapporteringen som kommunene gjør til staten.

Visjonen er sømløs rapportering fra fagsystemene direkte inn til staten: Data hentes fra de kommunale barnevernstjenestenes fagsystemer, overføres til en sentral rapporteringsbank - Det nasjonale Barnevernsregisteret - og data fra registeret benyttes til de ulike statistikkformålene som staten må levere om barnevernstjenestene.

Målsettingen er å forenkle og effektivisere kommunenes rapportering til staten og forbedre data- og kunnskapsgrunnlaget.

Rapportering er forankret i barnevernloven

Kommunale barnevernstjenester skal rapportere opplysninger som staten trenger for å utvikle statistikk og analyser om barnevernet. Kravet er hjemlet i barnevernloven (1992) § 2-3 første ledd bokstav g, jf. åttende ledd/barnevernsloven (2021) § 16-2 første ledd bokstav e, jf. andre ledd.  

Myndighetene benytter data fra registeret til å utarbeide statistikk, styringsinformasjon og analyser, inkludert de rapporteringene som barnevernstjenestene gjør i dag.

Ansvaret for Barnevernsregisteret 

Bufdir er ansvarlig for Barnevernsregisteret og behandlingsansvarlig for dataene i registeret. Dette følger av barnevernsregisterforskriften.  

SSB er ansvarlig for å drifte og videreutvikle registeret for Bufdir. SSB er databehandler på vegne av Bufdir. 

Bufdir definerer hvilke data som skal rapporteres inn til Barnevernsregisteret. I praksis skjer dette i samråd med SSB. Kommuner og fagsystemleverandører blir rådspurt i prosessen. Bufdir sikrer også finansiering av drift, vedlikehold og videreutvikling av registeret. 

Den enkelte kommunale barnevernstjeneste er ansvarlig for datakvaliteten i sitt fagsystem. Saksbehandleren som legger dataene inn i fagsystemet, har et særskilt ansvar for at dataene er korrekte og pålitelige.  

Kontakt

Dersom du har spørsmål om Barnevernsregisteret, og ikke finner svar her, kan disse rettes til Barnevernsregisteret@bufdir.no

Fant du det du lette etter?